Sobat DWC tercinta dimanapun berada, bagaimana kabarnya hari ini? Semoga senantiasa dalam lindungan Tuhan Yang Maha Esa.
Bicara tentang sebuah hotel, pasti kita sudah tidak asing dengan isilah Front Office/FO. Front office adalah salah satu department yang ada di hotel, yaitu bertugas dan bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu.
Tugas dan Tanggung Jawab Front Office
Tugas dasar dari seorang FO adalah melayani tamu seperti; menerima kedatangan, membantu pemesanan kamar, menerima telepon, menangani barang bawaan tamu dan masih banyak lagi. Menjadi seorang front office bisa dibilang mudah-mudah susah loh. Kita perlu belajar bahasa dengan baik agar komunikasi kita lancar.
Apa saja sih yang dilakukan Front Office ?
Pertama, Check-in dan reservation. Ada beberapa hal nih yang perlu dilakukan oleh staf, yaitu great the guest atau menyapa tamu. Pasti tau dong sapaan khas pertama didengar saat berada di hotelnya “Selamat pagi, selamat datang di Hotel ABCD” misalnya. Karena memberikan sapaan merupakan standar greeting di hotel. Setelah itu, bagian front office akan berinisiatif menawarkan bantuan dan melakukan upselling dengan berinteraksi pada tamu untuk mempromosikan produk-produk dan event yang ada dihotel.
Yang dilakukan selanjutnya yaitu register the guest. Hal-hal yang dilakukan adalah meminta bukti identitas tamu untuk validasi data. Identitas yang diminta biasanya adalah KTP atau paspor. Bukti identitas tersebut nantinya akan di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan. Untuk saat ini, registrasi juga bisa dilakukan dengan cukup mengisi registration card yang disertai dengan tanda tangan tamu. Dahulu, bagian front office juga melakukan establish payment method, yaitu pembayaran dengan kartu kredit yang kemudian diprint menggunakan suatu alat. Ada beberapa cara pembayaran yang dapat dilakukan di hotel. Cash, yaitu pembayaran secara tunai. Pembayaran lainnya adalah melalui credits cards, cek, ataupun dengan travel agent voucher.
Prosedur berikutnya adalah assign a room yang berarti memberikan kamar pada tamu sesuai kesepakatan dengan menyerahkan kunci kamar. Terakhir, yang perlu dilakukan staf bagian front office adalah room the guest, yaitu mengarahkan tamu untuk menuju ke kamarnya. Bantu tamu dengan cara memberi tahu letak ruang kamar dengan jelas dan mempersilahkan tamu dengan segera.
Tak lupa FO juga akan memberikan informasi tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang ada di hotel, ataupun informasi wisata di sekitar hotel. Tugas Front Office yang satu ini merupakan tugas dari bagian information, namun juga terkadang tugas dari Reception.
Dalam menjalankan tugasnya di Front Office, department Front Office dipimpin oleh seorang manager (Front Office Manager).
Menangani guest complaint juga merupakan salah satu hal yang harus dihadapi oleh Front Office. Petugas Front Office harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu komplain, agar dapat terciptanuya solusi terbaik terhadap tamu.
Tugas lain dari Front Office adalah membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel (room occupancy) tugas yang satu ini merupakan tugas dari petugas Front Office yang sihft malam. Hal itu agar petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal. Bagian dari Front Office yang tak boleh dilupakan adalah Bellboy. Bellboy ini merupakan bagian dari section Concierge yang akan melayani barang bawaan tamu ini mulai dari tamu tersebut check-in, check-out, maupun pindah kamar. Bellboy harus memastikan bahwan seluruh barang bawaan tamu dalam kondisi yang baik dan aman.
Terakhir pembayaran tamu di hotel merupakan bagian khusus untuk mengangani guest bill, yaitu bagian Front Office Cashier.
Sekian penjelasan singkat tugas dan tanggung jawab Front Office di hotel, semoga Sobat DWC dapat memahaminya dengan baik. See you in the next article..
pic from tripadvisor